1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
- Lễ Tân
– Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty.
– Tiếp đón khách đến liên hệ công tác tại văn phòng Công ty và hướng dẫn khách đến các Phòng/Ban.
– Giải đáp thắc mắc của khách hàng/đối tác trực tiếp hoặc gián tiếp
– Đặt lịch hẹn, sắp xếp lịch làm việc cụ thể cho Ban Lãnh đạo tiếp khách.
– Đảm bảo an ninh văn phòng thông qua quy trình check in/ check out
- Công tác văn thư
– Quản lý con dấu của Công ty
– Đóng dấu các loại giấy tờ theo Quy định quản lý và sử dụng con dấu
– Tiếp nhận công văn, giấy tờ, bưu phẩm gửi đến Công ty và liên lạc người nhận/chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết.
– Cập nhật/soạn thảo các biểu mẫu, văn bản hành chính
– Scan, in ấn và Photocopy tài liệu khi cần thiết
- Quản lý tài sản, thiết bị
– Lập kế hoạch mua sắm, theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị văn phòng
– Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng tại Công ty
- Công tác hành chính khác
-Đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…)
-Mua sắm các nhu yếu phẩm cho văn phòng Công ty
-Tổ chức các sự kiện của Công ty
– Thực hiện mua/tặng hoa, quà theo quy định/chính sách chung của Công ty
– Giám sát công tác vệ sinh chung toàn Công ty
– Kiểm tra và thanh toán đúng hạn các chi phí văn phòng như: điện, nước, điện thoại, internet,…..
– Thực hiện báo cáo theo yêu cầu
– Các công việc khác liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên
2. YÊU CẦU CÔNG VIỆC
– Trung cấp trở lên Nhân sự, Hành chính, Kinh tế
-Ít nhất 1 năm kinh nghiệm. Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
-Tiếng Anh giao tiếp
– Kiến thức cơ bản về kế toán
– Thành thạo tin học (Word, Excel, Powerpoint, email Outlook, …), Hành chính văn phòng
– Kỹ năng chuyên môn: Quản lý sắp xếp, lưu trữ hồ sơ; Đọc hiểu nhanh văn bản, khả năng tiếp cận & sử dụng phần mềm
-Kỹ năng quản lý: Làm việc theo nhóm/ độc lập, xắp sếp công việc; Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả
– Kỹ năng bổ trợ: Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ; Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống; Kỹ năng trình bày, đàm phán, thuyết phục
– Thái độ: Trung thực; Cẩn thận, tỉ mỉ; Nhiệt tình, chủ động trong công việc
-Yêu cầu khác: Bảo mật thông tin; Biết quan sát, lắng nghe; Linh hoạt, nhạy bén